Kleinregion: Kremstal

Organisationsentwicklung und Prozessanalyse

Projektbeginn: 11/2004 Projektende: 12/2012

Beteiligte Gemeinden:

Gedersdorf, Gföhl, Rohrendorf bei Krems

Inhalt/Projektbeschreibung:

Im Rahmen der zukünftigen Einführung von E-Government im kommunalen und regionalen Bereich stehen die Gemeinden Niederösterreichs vor einer großen Herausforderung. Um für dieses Thema gewappnet zu sein, bedarf es entsprechender Vorbereitung der Gemeinden, unter anderem durch gezielte Organisationsentwicklung und Prozessanalyse. Die Einbindung der SachbearbeiterInnen in die Qualitätsverbesserung stellt die Identifikation mit den optimierten Arbeitsabläufen sicher.

Im Vordergrund des Projekts steht die Optimierung der Arbeitsabläufe hinsichtlich Bürgerservicequalität, E-Government sowie elektronische Gemeindeverwaltung.

Projektziele:

  • Erkennung von Doppelgleisigkeiten und Leerläufen durch die MitarbeiterInnen selbst,  um die Akzeptanz der geänderten Geschäftsprozesse sicherzustellen
  • Berücksichtigung von Bürgerserviceaspekten bei der Prozessoptimierung
  • Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten über Prozessgrenzen hinweg

Ein besonderer Mehrwert ist darin zu sehen, dass die Arbeitsabläufe nicht nur innerhalb einer Gemeinde analysiert wurden, sondern die MitarbeiterInnen von drei Gemeinden in die Analyse der Arbeitsabläufe eingebunden waren. Dies ermöglichte auch einen Erfahrungsaustausch hinsichtlich Optimierungsmöglichkeiten über Gemeindegrenzen hinweg.

Aktivitäten/Methoden:

Aktivitäten:  

  • Kick-Off- Veranstaltung mit SachbearbeiterInnen
  • Festlegung der zu analysierenden Verwaltungstätigkeiten bzw. Arbeitsabläufe
  • Analyse der festgelegten Verwaltungstätigkeiten (Arbeitsabläufe) mittels Bildkartenmethode 
  • Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten ähnlich gelagerter Verwaltungstätigkeiten 
  • Abschlussworkshop               

Methoden:  

  • Festlegung der zu untersuchenden Verwaltungstätigkeiten anhand der Kriterien Frequenz (Häufigkeit) und Komplexität (Anzahl der Arbeitsschritte) 
  • Analyse der Arbeitsabläufe von festgelegten Verwaltungstätigkeiten          
  • Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten mit Hilfe einer Prozesslandkarte 
  • Abgleich der Analyseergebnisse zwischen den Gemeinden

Projekterfolg/Empfehlungen:

Erfolgsfaktoren:

  • Im Rahmen der Verfahrensanalyse wurde erkannt, dass manche Verfahrensabläufe durch geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen effizienter abgewickelt werden können.
  • Erfahrungsaustausch im Zuge der Analyse zwischen den Gemeindebediensteten.

Hemmfaktoren:

  • Das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Untersuchung von Verwaltungsabläufen musste erst geweckt werden.
  • Mehr gemeindeübergreifendes Denken und Handeln ist im Bereich der Verwaltungsmodernisierung unerlässlich (hier besteht Nachholbedarf).
  • Zu wenig Öffentlichkeitsarbeit – der besonders hohe Stellenwert des Projekts konnte nur langsam bewusst gemacht werden und gelang eigentlich erst im Folgeprojekt ELAK.

Empfehlungen:

Eine angestrebte Verwaltungsverbesserung bzw. -erneuerung sollte immer auf möglichst breiter Basis durchgeführt werden. Wichtig ist, dass der Impuls von der Basis (GemeindemitarbeiterInnen) ausgeht. Die Aufgaben des externen Beraters sollten sich auf fachliche Begleitung, Dokumentation und technische Umsetzung beschränken. Elektronische Ver-waltung ohne vorherige Prozessanalyse ist so wie „Gugelhupfbacken ohne Gugelhupfform". Ein Computerprogramm kann keine Prozessanalyse ersetzen.

Kosten und Finanzierung:

Gesamtkosten: EUR 30.912,-- inkl. MwSt.

Förderung:
EUR 15.000,-- Abteilung Raumordnung und Regionalpolitik

Kontakt zur Kleinregion:

Workshop Prozessanalyse
(c) Karl Braun - Stadtgemeinde Gföhl
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